報告書、レポート、説明書など、様々な文書においてよく書き出される「概要」ですが、そもそもの意味と書き方は知っていますか？
特に改めて学ばずとも一般的な暮らしをしていると自然に目にすることが多く、なんとなく雰囲気は分かるので今さら調べるなんてことはなかなかしないのではないでしょうか。しかし、その「概要」の真の意味や意図をきちんと理解していないまま書き出してきた人は意外と多いと思います。
ここでは、概要を書く時に意識しておくべきポイントやテクニックを説明します。有効的に記載することで相手にも文書内容の主旨が伝わりやすくなるので、会議体でもスムーズな進行が期待できますよ！
概要とは
「概要」（がいよう）の意味は、「全体の要点をまとめたもの」です。
文書の全容をこと細かく見ていく前に、おおよその大事な点をかいつまんで書き出しておくことで、全体を見えやすくするものとなります。
概要のメリット
例えば企画を提案する際に企画書を作成することになりますが、最初から最後まで順を追って説明するのでは全体像が掴みづらくなりますし、口頭で説明できないような場面では、相手が隅から隅まで目を通してくれるとは限りません。
しかし、まず「概要」を伝えておくことで趣旨や全容が分かりやすくなり、時間が限られている場面でも主要箇所を拾いやすくなるなど、効率的に進めていくことができるようになるのです。
使用例
普段から実は自然に触れていると思いますが、身近なところで概要という言葉はたくさん使われています。よく見かけるものを紹介しておきましょう。
- 会社概要
- 企画概要
- 事件の概要
- 計画の概要
- 物語の概要
- 製品の概要
概要の書き方とコツ
「要点をまとめる」ことがポイントとなるため、ダラダラと長くなっていたり、趣旨が掴みづらいものになってしまっては意味がありません。どのように書くことでこの「概要」は活きるのか、成立していくのかを見ていきましょう。
短くする
意識すべきなのは、全体を端的にまとめることです。詳細な内容は割愛し、様々な肉付けは削ぎ落とし、分かりやすくシンプルにすることがポイントとなります。
企画書や報告書等を作成する際、いくら概要とは言えどこちら側の主張は上手く伝えねばと、書いているうつにいつの間にかボリュームがどんどん膨らんでいってしまうケースがよくあります。しかし、それでは意味がありません。大切なのは「この部分、具体的にはどういうことなんだろう？」と相手の好奇心をくすぐることができるようにすることです。
例えば、映画やドラマの宣伝や予告でも、全容は網羅されていませんよね。重要っぽいシーンをチラチラと見せておいて、核心は突かずに終わってしまいます。ある意味、ああいったものも「概要」であると言えるでしょう。つまり、全体像は掴むことができつつも、「物足りない」「先が気になる」「具体的な内容を知りたい」と思わせられれば成功なのです。
視覚的に見やすくする
上述で映画予告に例えましたが、内容そのものだけでなく視覚的な部分も意識しておくことが大切です。やはり、相手に印象づけるためにはインパクトを持たせる必要があります。
ビジネス文書で言うならば、画像や図・表などを活用して概要の文章を可視化しておくと、読み手側の理解を促すことが期待できます。マニュアルなどもそうですよね。文字だけのものより絵や画面キャプチャーが挿入されているだけで見やすさがかなり異なってきます。
また、色づかいも重要です。グレースケール（白黒）指定なのであれば仕方ありませんが、特に指定がないのであれば、強調したいポイントの色を変えたり太字にするのは基本です。絵や図と組み合わせながら、効果的な視覚を作っていきましょう。
論理的に構成する
文章というものは、ロジカル（論理的）になっていることで読み手が理解しやすくなります。どんなに素晴らしい内容であっても、伝え方次第で実質的な内容が変わってきてしまうと言っても過言ではありません。雑談のように話があちらこちらに行ってしまったり、主旨が捉えづらいようなまとまりのない文章になってしまわないように気をつけることが大切です。
こういったことは本文はもちろんのこと、今回のテーマである「概要」においても同じことが言えます。これから述べることの目的や背景、キーとなることを論理的に記載することを意識しましょう。
要点をまとめた概要自体にまとまりがなければ、具体的なことへの興味もそがれてしまいかねません。逆に、ここがしっかり整っていれば全体の流れを掴むことができ、詳細な内容を追っていく際にも頭に入りやすくなります。
「要約」とは似て非なるもの
概要と混同・誤用されがちなのが、「要約」です。あなたは、「概要と要約って、同じことですよね？」と後輩に訊かれたら何と答えますか？「そうだね」なんて答えてしまうと、後々に恥をかくことになりますので気をつけておきましょう！
要約とは
「要約」（ようやく）の意味は、「内容の中の特に重要な部分を短くまとめたもの」です。一見、「概要」との違いが分かりづらいですよね。
しかし、ここが曖昧な状態だと、当然ながら文書を作成する際にも曖昧さが出てきてしまいます。概要の書き方を知っておく上ではこの「要約」についても知っておいた方が良いので、後半はこちらについて解説していきます。
「概要」との違い
概要は、おおよその大事な点などをかいつまんで書き出しておくことで、全体像を捉えやすくするものであることを伝えてきました。対して「要約」はと言うと、重要な部分“のみ”を短く抜粋・まとめたものとなります。
よって、「概要」は単に各ポイントの優先度によって書き出されるのではなく、あくまでも「全容をおおまかに理解できるようにする、イメージしやすくする」ためのものです。そして「要約」は、内容の中で優先順位を付けた上で「ひとまず重要なポイントを押さえておけるようにする」ためのものですので、概要のように全容を把握することはできません。
例えば当記事で言うならば、冒頭の導入文が「概要」にあたり、最後のまとめが「要約」にあたります。このように、概要は最初に伝えることが多いのに対し、要約はまさに「まとめ」として最後に持ってくることで効果を発揮しやすいと言えるでしょう。もちろん、どのような場面において使用するのかによって一概には言い切れませんので、留意しておいてください。
要約のメリット
内容自体のボリュームが大きいと、結局のところどこが重要な点だったのかを整理しづらくなるということが起こります。受け手側としては、「あれこれと様々な説明を受けてきたが、最終的に押さえておくべきことはどの点とどの点だったっけ…？」といったことが、研修やセミナーなどにおいても発生しやすい事例です。
しかし、この「要約」を上手に活用することで、全体を理解してもらった上で改めて重要事項を認識してもらうことが期待できます。そして発信する側としても、要約することに慣れると物事の取捨選択スキルが向上していくため、人と話をする時に「分かりやすい説明」、「伝わりやすい言い方」を実現していくこともできるのです。
要約時の注意点
「重要な点をまとめる」という性質上、よくやってしまいがちなのが「単なる繰り返し（コピー＆ペーストなど）」です。まとめることと、復唱は違います。これまで述べてきたことをただただ再びかいつまんで伝えるだけでは「要約」とは言えません。
要約する上での注意点を知っておき、効果的に「改めて相手にポイントを把握してもらう」ことを実現することを目指しましょう！
単なる引用はしない
元の文章からコピーし、それを繋いでいくだけという手法はやめましょう。何かを伝える際、一つの事柄について言い方を変えて繰り返し話すことで徐々に相手側の理解が深まっていくというテクニックをご存知でしょうか。そういったこともふまえつつ、表現を変えてポイントをまとめて伝えること、それが要約するにおいての大事な点となります。
そして、概要以上に文章は短く収めるようにしましょう。要約する際にはもう、事例や根拠となるデータなどは不要となります。いかに明確に結論的なポイントを伝えられるかが重要なのです。もちろん、表現を変えすぎて主旨が削れてしまっては意味がありませんので、言い回しを変化させつつ端的にまとめることを意識するようにしてください。
本文における順序に囚われない
報告書でも企画書でもマニュアルでも、当然ながら本文は流れに沿って構成されていることが基本です。しかし、これらを最終的に要約する際には、基本的な順序に囚われなてく大丈夫です。一つ一つのポイントが伝わりさえすれば、流れを追う必要はないのです。むしろ、文書全体を俯瞰的に見た時の流れと、実質的な重要点を押さえる上での「意識上の順序」は異なることが多いため、優先度を考えながらまとめるようにしましょう。
客観的にまとめる
要約において大事な要素の一つは、「客観的な視点」です。本文の中では所々で主観的な表現が使われることもままありますが、要約する上ではより客観的に見た上で書くべきだと言えます。つまり、「～だと考えられます」「～だと思います」といった表現はせず、「こうなる」「～となっている」といった事実的な記述をするということになります。
まとめ
概要の書き方とポイントを中心に、類義とも言える要約についても触れた上で解説しました。いかがでしたでしょうか？ここで学んだことで、今まで本質的なことを理解しないまま概要文を書いてきた人でも、今後はより効果的な文章を作成していくことができるでしょう。
概要を書く上で意識するポイントは、「ひとまず全容が把握でき、かつ、具体的な内容に興味を惹かれるような端的なもの」です。「ここで説明していく内容は概ねこういったことですが、詳細はこれから説明しますのでお楽しみに！」といったエンターテインメント性のある気持ちで書き出し、他人とは一味違った魅力的な概要を書いていきましょう！
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