新年度を迎えた春。異動して、新しい部署の仕事が始まった人もいらっしゃると思いますが、かつてお世話になった人たちへの「ご挨拶」はきちんと出来ましたか？
異動が決まると、後任者への引き継ぎなどでバタバタしてしまい、あっという間に新しい先での仕事が始まってしまった･･･という経験をもつ方は少なくないと思います。このように異動のご挨拶がおざなりになってしまうことは、決して良いことではありませんよね。
異動を申し渡されると、誰しも平常心ではいられなくなります。なにから手をつけたらいいのか迷っているうちに、どんどん着任の日が近づいてきます。そのような中で、後回しになりがちなのが「異動の挨拶」です。
今年度異動がなかった人も、これから経験する異動のために今から「異動のご挨拶の方法」を学んでおきましょう。
「異動のご挨拶」メールで送ってもいいの？
在籍中に直接相手に会って挨拶をするに越したことはありません。
しかし、関係者の数によっては全員に挨拶することが出来ないことがほとんどです。
「異動のご挨拶」は必ず実行するべきマナー！
どのような場合でも「今までありがとうございました。これからもよろしくお願い致します。」など、“お礼”を含めたご挨拶は、メールであったとしてもきちんと済ませましょう。
もし、何も言わずにあなたが去ってしまった場合、後任担当者になった人が大変です。「担当替わったの？●●さんはどうしたの？異動するとか聞いてないよ」など、ちょっとクレーム混じりの言葉に対するフォローをしなければなりません。お互いに新しい仕事をスムーズに始めるためにも、後任担当者の紹介はしておきたいものです。
社内の異動でも気を抜いてはいけません。異動や転勤は、人生で1回限りとは限りません。もしかすると数年後、もう一度“古巣に帰る”可能性も否定できません。「立つ鳥跡を濁さず」の気持ちを忘れないようにしましょう。
「異動の挨拶メール」はどのタイミングで送る？
「来年度から○○課へ異動してもらいます」と上司から”内示”をもらいました。さあ、大変だ！とにかく取引先へ連絡を･･･と思いがちですがちょっと待ってください！
GOサインが出るまでは、「異動の挨拶」はしない！
業界の特性上、異動をいきなり申し付けられる企業もありますが、多くの企業では正式な辞令の前に「内示」が出されます。正式でない段階とはいえほとんど決定事項のようなものです。
だからといって「内示の段階」で異動の挨拶メールを送ってはいけません。「告知の許可」が下りてからメールを送るか、上司の指示に従いましょう。「内示」は、異動する本人だけに伝えられることなので、社外関係者は当然のことですが、社内関係者にも知られないように気をつけましょう。
正式な辞令は、着任日ギリギリになる場合もあります。正式な辞令が下りるまでは、極秘で準備をするのがよいでしょう。引き継ぎ資料を作成すると同時に、異動の挨拶メールを「準備期間」にあらかじめ作っておくことをオススメします。
「異動のご挨拶」の書き方【文例集つき】
メールを作成する前に、お世話になった人たちの名刺などを整理しましょう。思っている以上に、多くの関係者がいることに気が付くはずです。
”社外向け”と”社内向け”に分けて作成しましょう。
外部と取引をする部署に所属していた場合は、社外関係者向けのメールと社内関係者向けのメールを分けて作成しましょう。
社外向けと社内向けでは、送る内容が少し違います。社外関係者の対応は後任担当者が行いますので、自分の新しい配属先などの連絡をする必要はありません。新しい配属先を明記することは、後任担当者にとってあまり気分のいいものではないですよね。
社外に関係者を持つのは営業担当だけではありません。人事部であれば、人材を供給してくれている派遣会社と取引していますし、総務部であれば文房具や什器などを納入している会社との取引があります。
営業部のように、たくさんの関係者と関わることがないとしても、外部関係者からすれば旧知の窓口担当者の異動は重要な情報です。「私の後任者○○をよろしくお願いします」といった連絡をきちんとすることは、会社の信用に繋がります。
「あの会社、コロコロ担当者変わるんだよね～」なんて噂されてしまわないよう、出来る限り一つ一つの取引先を大切に、「異動のご挨拶」をするよう心がけましょう。
社外向け「異動のご挨拶」メールの書き方
社外メールを送るときに気をつけたいマナーがあります。それはメールの「一斉送信」です。まとめてメールを複数のあて先へ送ることを言いますが、受け取る側からすればちょっと寂しいですよね。
BCCで送れば大丈夫！と思っている人もいるかと思いますが、「誰が読んでもおかしくない共通した内容」の文章は、意外とすぐにバレます。連絡先ごとに1通ずつ分けて、作成して送りましょう。
長いお付き合いをした中で、無理を聞いてもらったり、気づかってもらったことがあると思います。後任者にも自分と同じように接してもらえるよう、丁寧なメールを作成しましょう。
社外向け「異動のご挨拶」メール例文
①件名：異動のご挨拶
株式会社１２３
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社ABCの山田A子でございます。
私事ではございますが、４月１日付で総務部へ異動することになり、本日異動のご挨拶のメールをお送りさせて頂きました。
②○○様とは、私が営業部に着任して以来2年のお付き合いをさせていただきました。
未熟な私にいつも温かい目で接してくださいましたこと、心より感謝しております。
４月より高橋B子が後任として着任いたします。
③高橋はこれまで会計課で活躍しており、私より頼りになる人間です。
万全の引継ぎをお約束いたしますので、どうぞ私同様のご指導をお願いいたします。
今後とも弊社にこれまで同様のお付き合いをお願いいたします。
本来であればお伺いすべきところではございますが、メールにてご挨拶申しあげます。
株式会社ABC
山田A子
電話番号：06-○○○○ｰ××××
①件名は「異動のご挨拶」や「人事異動に伴う業務引継ぎのご挨拶」など、ひと目で分かるものにします。
②相手とのちょっとしたエピソードを書きましょう。あまり長々しく書くのは相応しくありません。個人的な思い出などを書くことは避けましょう。場合によっては、相手も転勤や異動を控えているかもしれませんので、送られてきた挨拶メールを後任者に転送する可能性があります。ビジネスマナーを守った節度ある内容にしておきましょう。
③「私より優れた人間が着任する」という情報は、たとえ社交辞令であったとしても書いておきたいことです。「新しい人は大丈夫なのか？」という相手の不安を和らげます。きちんと引き継ぎをしておくことで後任者の着任をスムーズに受け入れてもらえる効果があります。
「本当は異動したくない」「この異動は不本意だ」「志半ばで残念だ」など、ネガティブな感情を表すことはタブーです。爽やかな印象の内容を心がけましょう。
社内向け「異動のご挨拶」メール例文
件名：異動に伴う業務引継ぎのご連絡
関係者各位
お疲れさまです。
経理部の井上C雄です。
さて、私ごとで恐縮ですが、○月○日付で社内異動することとなりました。
下記のとおり、業務を後任担当者に引き継ぎいたしますのでよろしくお願いいたします。
①後任担当者：広報部・佐々木D太郎
E-mail：2345xxxxx@abc.co.jp
電話：06-○○○○-2222
内線：789
②本日以降、すべての連絡は後任担当者宛にお願いいたします。
私の異動先は、○月○日付で下記のとおり変更となります。
新所属部署：商品開発部
E-mail：6789zzzzz@abc.co.jp
電話：03-3333-○○○○
内線：456
③皆様には大変お世話になり感謝しております。今後も新しい部署にて、皆様にご協力をいただくことも多々あるかと思います。これまで同様に、ご指導よろしくお願いいたします。
①同じ社内であるからこそ、新しい担当者や連絡先を確実に伝えましょう。
②いつ・だれが・どこに異動したかが明確でなければ、いずれ社外関係者にも迷惑が及ぶことになります。新しい内線番号表など、すぐに社内で配布されるとは限りませんので、新しい部署名や連絡先アドレスや電話番号・内線番号なども自分で連絡しておくことが大切です。
③同じ会社に所属している限り、いつ協力を依頼することになるかわかりません。社外よりも社内の人間関係こそ大切にしなければなりません。これまでのお礼を忘れず、感謝の気持ちを伝えましょう。
社外向けと異なるポイントは、次の部署がどこになったのか、新しい役職・連絡先を明記することにあります。異動の辞令が下りたら社外関係者への対応が優先されてしまい、社内関係者への連絡が後回しになりがちです。これまでのお礼、これからの関係をお願いするメールのマナーは社外関係者と同様にきっちりと書いておきましょう。
「異動のご挨拶」メールが届いたら？
異動の挨拶メールは、送るだけではありません。長年お世話になった方から異動の連絡を受けることがあります。このような場合どのように返事したらよいでしょうか？
もちろん返信！今後のご活躍をお祈りしましょう。
お世話になった方から異動の挨拶のメールが送られてきたら、必ず返信をしましょう。電話などでお礼をするべきところなのですが、異動を控え相手の方は忙しくしています。メールで返信を送っても失礼にはなりません。
異動の挨拶メールの返信例文
株式会社AAA
経理部 大田様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社ABCの高橋F子でございます。
①ご多忙のところ、異動のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。
②大田様とのお仕事をさせていただいたことで、多くのことを勉強させていただきました。
あらためて感謝申し上げます。
③新しい部署におかれましても、大田様の益々のご活躍をお祈りいたしております。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
①忙しい中、連絡をくれたことに対してお礼の気持ちを書きましょう。
②在任中にお世話になったことへの感謝の気持ちも表します。
③今後の活躍を祈る気持ちも添えましょう。
受け取った取引先相手からの「異動のお知らせ」は必ず社内で情報をシェアし、上司への報告も怠らないようにしましょう。旧取引先からいつまでも自分に連絡が入るのは、「この会社、社内にちゃんとシェア出来ないんだな･･･」と印象が悪くなってしまいます。
まとめ
今までいた人がいなくなってから、「その人の素晴らしさ」に気づくことがあります。近くにいるときには見えなかったことが、遠くに行ってしまってから分かることは少なくありません。
しかし、これが逆のパターンだったらどうでしょうか。残していったものが「負の遺産」ばかりであったり、前任者が居なくなって混乱しているところに、さらに追い討ちをかけるような「不始末」がボロボロと出てきたら･･･。在任中どれだけ尽力した人であっても、「二度と一緒に仕事したくない！」と思ってしまいますよね。
「異動のご挨拶」は、その部署で出来る最後の仕事です。仮に「負の遺産」をいくつか残してきてしまったとしても、きちんと「最後の挨拶」が出来ていることでカバーできる場合があります。きっちりとした「最後の挨拶」は自分が思うよりも大きな力を発揮します。その行動に社会人としての「責任感」が現れているからです。
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