入社試験に合格して、会社に内定をもらったあとに就活生に明記させるものが内定承諾書です。会社にもよりますが、内々定の時点でも送られることもあります。就職活動をしたことが無い人や、初めての人にはなじみのないものでも、とても重要な役割を果たしているのです。
その具体的な意味合いや書き方など、あなたに役立つ詳細な情報をご紹介していきましょう。
内定承諾書ってなに？
内定承諾書とは何でしょうか？
気持ちを確認するため
内定承諾書とは、書面によって内定を承諾したということを確認するもので、内定契約書と言われることもあります。
採用したいと思っている企業の方も、本当に学生が入社してくれるかどうかわからず、不安に気持ちになります。なので書面によって、本当に学生自身がその会社に入社する気があって、納得しているかどうかを書面上で契約するのです。紙に書いて提出させることによって、精神的に覚悟を決めさせて、拘束力を高めようとする狙いがあります。
また他の会社に就職することを防ぐという意味合いもあります。
法的拘束力は無い
でもどの時期に提出させるとしても法的な拘束力はありません。もし印鑑を押していても、辞退することもできます。でも採用を決める側の企業も時間と労力をかけて、採用する人材を選び、計画を立てていきます。
もし内定が決まった後に辞退する場合は、企業やそれに関わる人々にかなりの迷惑をかけているということを念頭に置いておき、なるべく避けるようにしておきたいものです。
添状をつけるのがマナーなの？
提出すべきです
内定をもらっている企業には、必ず内定承諾書を提出しなければいけないのでしょうか？入社承諾書や契約書はこれからその会社に働くにあたってとても重要な書類になっています。
提出しなければならない書類や添状が不足したり、封筒や書き方のマナーにそっていないと、その段階から社会人として恥ずかしい思いをしてしまうことになります。
添状が無いとだめなの？
ビジネスの上では添状を提出するのが慣習になっています。なので無いというのは違和感があるようです。
もし企業側がどうしてもあなたのことを採用したいと思っている場合は、提出をしなくても小さいミスとして見逃すかもしれません。
でももし採用側がそれほどあなたに熱意を持って採用したいと思っていない場合は、それが理由で不採用になってしまうという可能性もあります。面倒と感じても、きちんと提出するようにしておきたいところです。
添状には何を書けばいいの？
必要な項目
具体的にはどんなことを書いて送ればいいのでしょうか？必ず書かなければならない項目は、日付、相手の会社とお名前、あなたの名前や住所、連絡先、「内定承諾書」というタイトル、拝啓や敬具という挨拶語と本題、記書きと、送った書類の種類と部数、そして最後に「以上」とつけることです。
例文
提出する会社によっても異なりますが、例えば以下のような文章で送ります。
「拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。この度は内定を頂戴しましたこと、誠にありがとうございます。 ○月から今まで以上に身を引き締めて日々努力してまいりますので、ご指導よろしくお願い申し上げます。 まだまた判らぬことばかりで至らぬ点も多々ありますが、ご指導、ご教示の程お願い申し上げます。敬具」
基本的にはこのように書けばいいのですが、定型文をそのまま丸写ししていいというものでもありません。あなたの言葉で書くようにすることが重要です。
もらったらすぐに返信しよう
就活を終えて、内定をもらってひと息をつく人をつくと思いますが、内定した会社から郵送されたり、直接受け取ったりしたらすぐに返信用の封筒に入れて送りましょう。家族や友人に送るような気軽さで提出するわけではないということも知っておきたいですね。
もしその企業でどんな風に働きたいかという熱意がある場合には、くどくなりすぎない程度にその熱意を記してもいいかもしれません。働くことに対しての意識の高さを会社の人にアピールする材料としてはぴったりであり、あなたに対してどう思われるかもここから始まっていると言っても過言ではありません。
でもただのお礼状ではなく、届いたかどうかなどを確認するニュアンスもあるので簡潔にまとめてもいいです。
丁寧な字で書こう
字にはその人の人となりが表れてしまうものです。急いで書くと、一見丁寧ぽく見える字でも勢いがつきすぎて雑なイメージが出てしまいます。気持ちが落ち着いている時に、時間に余裕を持って下書きをしてから書くと失敗もせずに、穏やかな字で書けるでしょう。
もしどうしても字に自信がない場合は、ペン字などを少し学んでから書いてもいいかもしれません。がんばったけれど、汚くて読みにくい字よりも、丁寧でなおかつ読みやすい綺麗な字だとあなたの印象も格段にアップするからです。書店などで売っているような簡単な学習ノート型のものを１週間程度学ぶだけで字は見違えるほどきれいになります。
インクが出やすく、しかも書きやすい黒のボールペンなどを使用して書く練習をすることで、入社前からあなたの気合いや気迫が伝わるようになります。
会社によってタイピングしたものでもいい場合もありますが、それは会社によるので手書きにしておく方が無難かもしれません。
返信用の封筒の書き方は？
封筒の宛名を書き換える
返信用の封筒に会社などの名前が既に印刷されていたり、書かれている場合には会社名の「行」というところを二重線で決して、「御中」や「様」に修正してから送るようにしましょう。記載されている名前が団体や会社名であれば御中と書き換え、個人名であれば様と書き換えるようにしましょう。
宛先が書かれていない場合は、あなた自身で書くのですがその時に絶対に間違えないようにしましょう。もし間違えた場合も二重線や修正テープなどで訂正して送らずに、新しく書き直しておくほうがいいです。
裏にはあなたの名前を書いて
表には宛先を書きますが、裏にはあなたの住所と名前を書きましょう。封をしたら、閉じた中心に〆という文字を記入すると、きちんと封をしたことになります。
裏面に名前を書くかどうかは、特に気にしないように思えるかもしれませんが、受け取る側は誰から来たのかということをまず確認します。裏面に何も書かれていないと誰から来たのかわからず、受取手は奇妙な気持ちになるので必ず書くようにしましょう。
封筒選びも重要
もし返信用の封筒が同封されていない場合は、あなた自身で選ばなければなりません。封筒も相手のことを思った選び方をしたいものです。重要な書類を保管できるように郵送する場合は、中身が見えないようにしたり、破損しないような封筒選びをするようにしましょう。
封筒は雨に濡れても破れないような防水のタイプのものを選ぶようにしたいです。中に水がしみても大丈夫なように、念のためクリアファイルに入れてから必要な書類を封筒に入れると、重要な書類を大切に送ってくれたという親切な印象になります。受取手がどんな印象を持つかということを想像して送るのが重要です。あなたが心を込めたと言い張っても、折り曲げられていたり、しわの多いものだと不親切な印象を受けてしまうでしょう。
簡易書留で送る
封筒は中の書類が折れにくいように、A4サイズで真っ白なものが好ましいです。中に何が入っているかを知らせるためにも封筒の表側に赤い字で「内定承諾書在中」と書いておきましょう。さらに送る際に簡易書留で送るようにしておくことで、届かなかったり誤って送るなどということが無くなります。
簡易書留ではなくコンビニでも手軽に送れるようなメール便を好む人もいるでしょう。こちらも追跡番号がついているので良いように思われますが、切手を貼って送るべきです。企業側が書類を大量に送る場合には、メール便を送ることは確かにあります。でも重要な書類はきちんとした郵便を使うことが多いので、気軽で身近な印象を持たせるようなメール便を使って郵送するのは避けた方が良さそうです。
期限が迫っていたり、急ぎの場合には速達を使うのも手です。その際にも赤い字で「速達」と書くのを忘れないようにしましょう。パッと見てわかることが重要です。窓口で到着はいつなのか確かめておくことで、安心できます。
また普通に切手を貼る場合には、A4の封筒は定形外になるので、普通の定形内のサイズの82年ではなく120円以上になる場合もあるので、そのへんも重さを考慮して切手を貼りましょう。もし切手代に不足があると企業側で払わなければならないケースも出てきます。郵便物が切手代の不足によって返ってきてしまうと余計に時間がかかるので、あらかじめホームページなどで金額を確認しておくことも重要です。
当たり前のことかもしれませんが、そういった些細なことをきちんと積み重ねていくことによって、会社とあなたとの信頼関係が築かれていきます。小さいことに誠実な人は、大きなことにも信頼を置かれるということが、この封筒１つをとっても表れています。丁寧に信頼関係を積み重ねていきたいところです。
まとめ
就職活動ではすでにあなたの素質や能力などさまざまなことをチェックされています。内定をもらってから、ほっと安心してしまって、そこで放っておく人もすくなくありません。でもこれからお世話になる会社に対してのマナーや姿勢は、すでにそこから見られていることを忘れてないようにしてください。
正しい形式で書くことや、必要な事項を書くことも重要ですが、あまりに堅苦しい言葉になってしまうよりもあなたの想いをきちんと伝えることも重要です。
新社会人としてのマナーや常識がそこから始まると勉強するような気持ちで挑んでいきましょう。