年末の挨拶の仕方は?上司にメールで送る場合の文章は?

12月に入ると、世間はもうクリスマスモード!気分もウキウキしてきますが、社会人のあなた!年末の挨拶はもう心得ていますか?

一年の締めをきちんと行い、そして新年を気持ちよく迎えられるように、年末の挨拶についてきちんと確認しておきましょう。

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年末の挨拶 ベストな方法とその時期

年末の挨拶は、メールで済ませてしまえばいいや。わが社の年内最終営業日は12月30日だから、その日に送信すればいいや。

ただでさえ忙しい日本の企業。12月に入ると年末カウントダウンが進むにつれ、忙しさもどんどん増していきます。来年もいっしょに仕事をするんだし、年末の挨拶はテキトウでいいや、と思いたくなるのも仕方ないですが、社会人たるものそれではいけません。

年末の挨拶は、

  • 一年間の感謝の気持ち
  • 新年もまたよろしくお願いしますというごひいきの気持ち

の二つを含んでいます。ですから、粗末にはできないものであることを頭に入れておいてください。

忙しい

デジタル社会はメールでOK?

仕事において、メールはとても頻繁に使われているツールです。送信ボタン一つですぐに送れますし、相手からのメールもすぐに受け取ることができてとても便利です。

この便利なツールを使えば、年末の挨拶は完璧!いえいえ、そうではありません。メールはあくまでも業務の手段であり、挨拶の手段ではないのです。

相手方に伺って対面で口頭で、が基本

そこに人が存在するから、ビジネスになります。会社になるのです。ですから、基本は「人」「個人」。

ですから本来「挨拶」というものは相手のところに直接伺い、対面で、口頭ですることが基本であり、これが一番丁寧な方法なのです。

職場を出て相手のところに向かうという事は、移動時間がかかります。挨拶に行き、帰ってくるまでは社内での仕事ができませんので、仕事上はロスになります。しかし、それでも挨拶に行くことが大切なのです。

逆の立場で考えてみましょう。あの会社の営業さんは、こんな忙しい年末の時期にわざわざわが社に年末の挨拶に来てくれた。

どうでしょうか?非常に印象がよいでしょう?

実際は挨拶に来られた他社の社員に対し、お茶を出したり、当社の担当が相手をしたり、とこちらにとっても正直「この忙しいときに」ということになってしまうのですが、それでもわざわざ出向いてくれたということは何よりも強い印象になります。「わざわざ」というのが、義理人情の日本社会には重要なのです。

ですから、社外関係者に対しては、できるだけ足を運ぶようにしましょう。

遠方の場合は、書面でも

北海道にある会社の営業が、飛行機を使って沖縄県の取引先まで年末の挨拶に行く。これはものすごいロスです。経費に移動時間、それに日数もかかる。

直接出向くのが基本、とは言っても、ここまで来ると常識の範囲を超えます。ですから、直接出向くかどうか、というのは、その会社の判断で良いのです。車で1時間くらいでいけるところだったら、スケジュールを調整しさえすればなんとかなるでしょう。しかし、飛行機や新幹線でしか行けない、となるとこれはよく考えなければいけません。

わざわざ来てくれた、という印象を相手には与えるかもしれませんが、同時にこっちもそこまでしなければいけないのか?という余計な気苦労を相手にさせてしまう、ということも起こり得ます。

遠方の場合は、書面でも良いでしょう。相手に届く日数を考えて余裕を持って出せばよいのです。

メールは最終手段

あ!あの会社に年末の挨拶をするのを忘れていた!確か明日から休みに入ってしまうとあちらからは連絡があったから、もう今日しかない!ヤバイ!

こんな時はもう最終手段としてメールを使わせてもらいましょう。

メールのメリットは、

  • すぐに送信できること、そしてすぐに相手に届くこと
  • メールアドレスが社内の個人を特定しているので、間違いなくその人に届く

郵便よりも早いです。

しかし、デメリットもあります。

  • 相手が読まない、もしくは読み忘れることがある
  • 書面を郵送するよりもカジュアルな感じなので、内容に一層気を付けるべきである

営業日ギリギリにメールを送ってしまうと、相手が気が付かないおそれもあり、そのまま相手側の年内業務が終了、という事にもなりかねませんので、ギリギリに送った場合には電話も一報入れておいた方が安心でしょう。

いつがベスト?年末の挨拶をする時期

一般的には12月20日以降であって、12月25日くらいまでがベストと言われています。

会社の年内最終日の3日くらい前までには済ませておくべきなので、25日くらいまで。この考えで行くと,28日が最終営業日となります。あまりに早くてもおかしいことになるので、20日以降あたりからとされています。

会社によっては、うちは30日まで!うちは31日まで!というところなど様々なのですが、28日とされているのは、官公庁の御用納めが12月28日となっていることから、これに習っているところが多いとされており、それで28日、そこから3日さかのぼって25日、と捉えられています。

直接出向く場合は、相手にアポイントを取って、20日から25日の間にすればよいでしょうし、書面やメールの場合もこの間に届くようにすればよいでしょう。しかし、接客業などで毎回が対面の場合、こちらのお客様は今日が年内最後だわ、というときは、その日がたとえ12月15日だとしても、その日に年末の挨拶をしてもおかしくはありません。

また、自分が早めにお休みをもらえることになり、18日が年内最終出勤日だ、というときなども、相手に対して「今日が年内最後となりますので、少し早いのですがごあいさつさせていただきます。本年も一年間ありがとうございました。」などとお伝えしてもおかしくありません。

相手の都合と自分の都合、そして世間一般の常識を掛け合わせて、ベストなタイミングを決めましょう。

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年末の挨拶 相手による違いについて

挨拶は、相手によって言葉選びなどが変わってきます。これは、相手によって格付けするというわけではありません。

・今年一年たくさんお世話になりました。

こちらは年末の挨拶として使える言葉です。しかしどうでしょう。友人や親しい人には使えますが、上司や会社関係者には、ちょっと物足りないですね。

・本年中は格別のお引き立てを賜りまして誠にありがとうございました。

こちらもまた、年末の挨拶として使える言葉ですね。しかし、どうでしょう。会社関係者などには良いでしょうが、友人や親しい人には、なんだか堅苦しいですね。

このように、「年末の挨拶」と一言で言っても、相手によって言葉が変わってくることを心得ておきましょう。

会社 ありがとう

社外に対して

ビジネスの場であれば、会社関係が一番多い挨拶相手になることでしょう。取引があるところ、営業先、販売先、顧客、など様々です。

これらの場合は、今年一年間の感謝と来年のごひいきを挨拶に込めます。直接顔を見に行き挨拶する場合もあれば、書面、メールなどの事もあるでしょう。

書面やメールであれば会社の中の誰に挨拶をするのか特定できますので、挨拶文の中身に、その相手の名前を入れることも良いでしょう。そして、今年一年どのような面でお世話になったのかを少し振り返って書くことも良いと思います。

社内に対して

社内でいつも顔を合わせているような人であれば、年内最終営業日に軽く声をかける程度でよいでしょう。

年内最終営業日より前に相手がお休みに入る場合や、シフト制などの場合は、自分と相手の最終勤務日を確認しておき、挨拶ができるときにしておくのがベストです。挨拶をしようと思ったら相手がもう休暇に入っていた、と言うことが無いように気をつけましょう。また、相手の方が先に休暇に入るからと自分のところに挨拶に来た場合は、その時に自分も挨拶をすれば良いのです。

社内であっても部署が違う、自分より肩書が上であまり顔を合わさない社長や会長などに挨拶をしなければいけない場合もあります。自分が営業所にいて、役員は本社にいる場合などもあります。

その時は社内メールで挨拶をします。最終営業日、もしくは自分の年内最終勤務日に挨拶文を送ります。今年一年のことをふり返り、その出来事をすこし取り混ぜても良いでしょう。上司はたくさんのメールを受信することになります。ですので、シンプルに、しかし確実に挨拶メールを送ることを忘れないようにしましょう。

親しい人、近所の人

毎月一回、趣味のサークルなどで会っているのであれば、12月の活動日に挨拶すればよいでしょう。今年も楽しかったね、なんて思い出話も膨らみます。近所の人は、おそらく年末ぎりぎりまで顔を合わせるでしょうから、25日以降あたりがよいでしょう。31日になっても構いません。顔を合わせるタイミングはたくさんあります。

スーパーなどで知り合いや親しい人に会った時は、その時がチャンスです。今年もあと少しですね、なんて立ち話をしてちょっと挨拶を交わしておけば十分です。

親しい友人などは、年末にメールを送ることもできるでしょう。しかし、それでなくても仕事納めや家庭のことでいろいろと忙しい時期です。送る時間が無いのならば、無理して送らなくても向こうは気にしないでしょう。あちらも忙しい身です。数日経てばお正月が来て、年賀状が届きます。

もし偶然どこかで顔を合わせたらその時に挨拶すれば十分です。仲が良い人というのは、そのような自然体でやっていけるものなのです。ビジネスとはちがいます。

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年末の挨拶 ポイントを押さえましょう

相手によって、そして直接言葉で伝えるか文章にするか、によってその内容は異なってきます。余裕をもって準備しておけば安心です。いくつかのポイントを紹介しましょう。

パソコン ポイント

直接伺って挨拶する時

「一年間大変お世話になりました。ありがとうございました。」

こちらが基本です。そして、来年もまた関係性を保っていくのですから、ビジネスの場であれば来年の抱負も述べます。

「来年もどうぞよろしくお願いいたします。」

親しい人であれば

「来年もよろしくお願いします。」

ビジネスとはちがって柔らかみが出ます。

そして最後に

「よいお年をお迎えください。」

これはビジネスでも親しい人でも、どちらにでも使えます。相手を気遣う言葉がいいですね。これが日本ならではの気配りです。

書面を作って、郵送もしくはメールで送る時

書き方には決まりやマナーがありますので、これらを守れば大丈夫です。

  • はじまりは「拝啓」、そして結びは「敬具」
  • 相手に対しては「皆様」や「貴社」という言葉を使う
  • 相手の会社について一言
  • 「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
  • 今年一年のお礼と、年内最終営業日のお知らせ
  • 来年の抱負(引き続きビジネスパートナーで居続けたい)と年始営業日のお知らせ

このような流れで書いていけばスムーズです。

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まとめ

挨拶文ってなんだか堅苦しいし、それに間違ったやり方をして失敗したら嫌だなあ、なんて思いがちですが、もう大丈夫です。年末の挨拶の一番のポイントは、「相手への感謝の気持ち」なのです。ここを一番押さえましょう。

そして、相手によってその内容をアレンジしていけば良いのです。今年一年無事に仕事が進められたのも、たくさんの人に支えてもらえたからこそ。ですから、年の締めくくりにお礼の気持ちを伝えるのです。終わりよければすべて良し。

さあこれでもうあなたも挨拶上手になれますよ!

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