内定辞退の方法知ってる?電話とメールどっちがいいの?

仕事①

色々と努力や苦労をしながら就職活動を行い、やっともらった内定はとても喜ばしいものです。

しかし、うれしいことに複数社から内定をもらったため自分が一番行きたい会社を選んだものの、それ以外の会社には「内定辞退」をしなければなりません。でも、どういうふうにお断りすれば良いのでしょう?

一つ間違えるとトラブル発生にもなりかねない、意外と難しい内定の辞退。できるだけ気持ち良く終わらせるためのテクニックを紹介します。

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内定の辞退とは

謝罪

内定の辞退とは、正式に決定する前に採用や役職就任が一旦決まった(内定)ものの、自己都合により辞退することです。まずは、基本的なことを押さえておきましょう。

そもそも、辞退は違法?

まず、内定辞退は「合法」です。

内定が成立するということは、雇用契約が成立したことを意味します。「始期付権利留保付労働契約」が雇用者との間で結ばれるため、法律と同じレベルの効力が発生します。つまり、内定を辞退することは厳密には契約の不履行にあたります。

この部分だけを聞くと、「じゃあ、辞退をすることは違法では?」と思うかもしれません。しかし、そんなことはありません!なぜなら、求職者は憲法上の「職業選択の自由」により保護されているからです。よって、内定を辞退することは可能ということになります。

ポイントは「誠意」

しかし合法とはいえ、内定が決まった後は、当然ながら採用企業側も受け入れ準備を行うことになります。会社側も多大な労力や費用を使って採用を実施しているわけですので、マナーやモラルに欠けるような辞退の仕方をしてしまうと何かしらのトラブルを招く恐れがあります。

余計なトラブルを避け、気持ち良くお断りするためには、「誠意」がとても重要なポイントとなります。

辞退の連絡方法

内定辞退の連絡方法は、大きく分けて2つあります。それは、「電話」と「メール」です。

自分の中で辞退を決めたら、まず始めに行うべきことは「極力、早めに連絡をする」ということです。手紙や訪問(来社)という選択肢もありますが、それはあくまでも一報を入れた後に行うお詫びの行動であり、連絡としては迅速性に欠けますので、まずは電話やメールでできるだけ早く辞退の意思表示をすることが誠意を伝える意味でも大切なこととなります。

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それぞれの連絡方法について

電話

先にお伝えしたように、辞退の連絡は迅速に行うことが大切です。そのためには、電話やメールが適した手段となりますので、それぞれの方法について解説していきます。

電話

辞退連絡の手段として最も適しているのは、電話だと言えます。その理由は以下の3つ。

◆迅速性

メールなどでは相手がすぐに読むか分かりませんが、電話ならば直接話せるため、最も早く伝えることができます。

◆確実性

同様に、その場(電話口)で直接話せるため、確実に伝えることができます。

◆「会話」による誠意の伝わり方

メールも含めた文書などでは、その性質上「一方的」「形式的」になりがちです。しかし電話の場合は例え形式的な言葉・挨拶であっても「声の表情」により誠意をより伝えやすくなります。

以上のことから、ベストな辞退方法は電話だと考えられます。

誠意を伝えやすい一方、断る側としてはとても緊張するでしょうし、上手く言葉に出せない方は特に辛さも強く感じるでしょう。しかしそれは、採用する側の会社にとっても同じこと。大きな労力と費用を使ってようやく採用を決めたのに辞退されることは、当然ながら会社もダメージを受けることになります。それならば、心苦しくてもしっかりと口頭でお詫びすることが、社会人としてのマナーやモラルではないでしょうか。

とはいえ、どのようにお詫びをしたら良いのか悩んでしまう方も多いと思いますので、テクニックの参考をお伝えします。基本的には以下のステップで進めていくのが良いでしょう。

STEP 1

まずは、挨拶からです。自分の名前をしっかりと名乗り、担当者を呼び出します。

STEP 2

担当者が電話口に出たら改めて名乗り、相手の都合を確認しましょう。「ただいま、お時間はよろしいでしょうか」と確認した後、礼儀として最初に感謝の言葉を伝えましょう。内定をいただいたこと自体へのお礼をしてください。

STEP 3

次に、速やかに趣旨を伝えます。つまり辞退の表明です。
クッション言葉(「大変心苦しいのですが」や「誠に申し訳ございませんが」など)を入れてから、辞退する旨を伝えてください。

STEP 4

可能性として、辞退の理由を訊かれる確率が高いです。ここが一番苦しい場面になりますが、決して嘘は言わず、それでいて失礼のないように回答することがポイントとなります。

「他社に決めた」という理由はよくあることですので、担当者も推察はしているでしょうし、それ自体を咎めようなどとは思っていないはずです。そのため、「正直に、かつ誠実に」伝えることを意識してください。

他社にも内定をもらい、自分としてはとても悩んだが、各社と自身の適性を改めて検討していった結果として今回はこのような決断をするに至った。

謝罪の気持ちを込めて、これらを声の表情として出しながら伝えれば大丈夫です!逆に、だらだらと言い訳をしてまとまりのない話になってしまわないように気をつけてください。

STEP 5

担当者に承諾をいただいたら、改めてお礼と感謝の言葉を伝え、最後にもう一度お詫びの言葉を添えてから終話となります。

できれば、電話のみでの連絡となったことについてのお詫びもすると、より良いでしょう。
なお、話が終わった後にすぐに自分から電話を切ったり、挨拶をせずに終わらせないように!
「それでは、失礼いたします」と締めくくりの言葉を伝えたら、数秒待って、相手から電話を切るのを待ちましょう。

相手が切る様子がないようなら、静かに自分から切ってください。最後の最後まで誠意をもった対応をすることが大切です。

メール

こちらも多く用いられる手段の一つです。

電話のように会話形式でのお断りができないため一方的になってしまうものの、しっかりと形として残る、担当者の都合の良い時に伝える(読んでもらえる)ことができるというメリットがあります。

メールがポピュラーな連絡手段となった現代社会においては、こちらも適切な方法の一つと言えますので、相手の会社の性質などを考慮した上で選択しましょう。

ただし、文章の場合は感情を乗せることが難しいため、当然ながらそれなりの文章能力が必要となります。そして意外と大事なのが、自分のメールアドレス。ふざけた単語だったり、彼氏・彼女の名前や愛情表現が入っていたり、好きな芸能人・著名人の名前が入っていたりするメールアドレスからの送信は避けてください。

プライベートのメールとビジネスメールは、別物です。仕事で使用するメールは重要な連絡手段の一つでもあり、内定辞退の連絡も含めて、社会人としての行動が始まっているのです。そこを忘れずに文章を作成するよう心がけてください。

では、メールによる辞退連絡のテクニックと参考をお伝えします。

POINT 1

件名は、シンプルかつ内容が一目で分かるものにしましょう。例えば「内定辞退のお詫び」といった具合です。大手企業の場合などは採用担当が受信するメールも大量であると考えられるため、末尾に氏名を入れるとなお分かりやすいでしょう。

無題はもちろんのこと、「ご連絡」や「お詫び」など、何のことか分からないような一単語にしないよう留意してください。

POINT 2

本文は、まず宛先を記載し、次に名乗りを入れることから始まります。

——————————————————–
株式会社●●
採用担当 ■■様

大変お世話になっております。
▲▲大学の○○○○です。
——————————————————–

内定辞退の連絡に限らず、ビジネスメールは原則としてこのように書き出します。その上で、いよいよ趣旨を伝えていきます。以下は参考例です。
———————————————————————————————————————————–
先日は貴社より内定をいただき、誠にありがとうございます。
しかしながらこの度、□□□□の事情により、
大変恐縮ではありますが内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

内定のご連絡までに説明会や面接など多大なお時間を取っていただいたにもかかわらず、
このような結果となってしまい、大変申し訳ございません。

本来であれば直接伺ってお詫びするべきところではございますが、
メールでのご連絡となりますことをお許しください。

これまでのお心配りには誠に感謝しております。
様々なご支援、本当にありがとうございました。

最後になりますが、貴社の益々のご発展と社員皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
———————————————————————————————————————————–

電話連絡と同様、感謝とお詫びの気持ちを文章で伝えるようにします。長すぎず短すぎず、要点がまとまった読みやすい内容を心がけましょう。

ある程度のところで適宜改行することも、読みやすさの大切な要素となります。携帯電話やスマートフォンでメールを書く際は改行をあまり意識しないため一文が長くなりやすいですが、ビジネスメールはパソコンのメールソフトで行われることが中心ですので、上記のように細かく改行を入れてください。

改行箇所としては句読点が一つの目安となります。ただし句読点の位置までが短い場合は、次の句読点まで一行書きにするなど、「過度な改行」とならないように注意しましょう。

POINT 3

最後には必ず、署名を入れましょう。これもビジネスメールの基本です。

署名の形式はいくつかありますが、以下のように学校名・氏名・郵便番号・住所・電話番号・メールアドレスをそれぞれ改行して記載したものを線などで囲むのが一般的となっています。

============================
●●大学■■学部▲▲学科4年
鈴木太郎
〒123-1234
東京都××区××1-2-34
TEL:890-1234-5678
MAIL:taroh-suzuki@~.co.jp
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デザインは色々ありますが、☆や♪などを使ったくだけたものは使用・作成しないように気をつけてください。新社会人として、慎んだシンプルなものにしましょう。

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期限はいつまで?

期限

ここでは、社会通念上の考え方と、法的な期限について簡単に説明します。

大前提は「決めたら、すぐ」!

内定先のことを考え、極力早めに伝えることが大前提となります。厳密に言えば「期限」というわけではありませんが、双方が少しでも気持ち良く温和な状態で終えるためにも、迅速に行動するようにしましょう。

法的な期限は「入社日の2週間前」

民法上「雇用契約は解約通知をしてから2週間で解約」と定められているため、これが事実上の期限ということになります。

しかし、あくまでも法的なものであり、実際にこの期限ギリギリで辞退するという例はほとんどなく、またあったとしてもトラブルに繋がる恐れが極めて高まります。

マナー・モラルの意味でも、どんなに遅くても内々定における承諾書の提出前に連絡を入れるようにしましょう。

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まとめ

以上が、内定辞退の方法とテクニックとなります。いかがでしたか?

求職者として、始めから一社に絞って就職活動するわけにもなかなかいかないので、当然ながら複数社にアプローチすることでそれに付随してくるのが「内定辞退」です。

内定辞退そのものは決して珍しいことでも悪いことでもありません。だからと言って、ずさんな対応をして良いわけではありません。

就職活動の時点から、社会人としての行動は始まっています。ルールはもちろんのこと、マナーやモラルの意識をきちんと持って、始める時も辞める時も誠実な対応を心がけていきましょう!

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