あなたは普段から「了解しました」って返事、結構使っていますか？
「了解しました」とはビジネスに置いても友人とのやりとりにしてもよく頻繁に耳にする言葉ですよね。簡潔に意思表示ができ、「分かりました」よりもどこか丁寧な雰囲気で仕事で用いることのできる言葉です。
しかし、そんな「了解しました」や「了解致しました」ですが、これで使い方は正しいのでしょうか？ビジネスマナーや敬語としての正しい使い方を実際に見ていきましょう！
「了解しました」は使い分けるべき言葉だった？！
気軽に使ってしまっている「了解」とういう言葉。「～しました、～致しました」と語尾につけることができることからも敬語として認識している人が多いですよね。
確かに敬語チックな使用ＯＫなんだとか。しかし、本来は敬の分類ではないんです。それで失礼と思ったり感じ取ったりする人がいるのですね。
では、どの場面で使用するのが正しい使い方なのでしょうか？
同僚、後輩、部下はＯＫ
本来、「了解」とは端的で分かりやすい意思表示が出来るということで広まった言葉なんです。気軽に使うことができ、メールやメッセージのやりとりなんかでも２文字で送信できてしまうので大変便利な言葉ですよね。
同僚、後輩や部下などの目下の人間には気軽に使っていい言葉なんだとか。お互いの事が分かっているからこそ端的で済ませられる、と認識しておいたほうがいいのかもしれませんね。
目上の人にはＮＧ！
上司や役員などの方には「了解」に「～しました」などの敬語を付けたとしても使用ＮＧなんだとか。
近年では敬語と認識してしまっている人も多く、他社のお偉いさんに使用してしまうケースも増えているんだそうです。そのため、会社自体のブランドイメージに響く恐れもあることから、新人研修などでも使用ＮＧと研修している企業があるほどなんです。ビジネスパーソンとしてはあまり使用しないほうがいいですね。
「了解です」は言語道断？！
電話やメールでついつい使いがちな「了解です」といった文言。しかし、コレは日本語的にもＮＧなワードなんです。「了解」＋「です」は「了解」が動詞ではないので全く意味合いのない言葉になるんだとか。
多くの人が間違った認識で使ってしまっている日本語のひとつですよね。ウッカリと口走ってしまう人も多いハズ。日本語としておかしい表現になるので、これからは意識して使わないようにしましょう。
了解は何故ダメなの？
そもそも、「了解しました」はビジネスシーンにおいて何故ＮＧなんでしょうか？普段使いにはＯＫなのに…と思いませんか？
実際に不快に思うと答えた人たちにリアルな声を聴いてみました！
権限のある人が使うならＯＫ
「了解しました」という言葉には、「理解して承認しました」といった意味合いが込められているんだそう。確かに、目下の人から「承認しました」と言われるのはあまりいい気分ではありませんよね。
目上の方が承認するのとはワケが違うといった意見でした。その物事に対しての決定権などの権限があるのならば、使用してもＯＫだそうです。なので、あくまで確認に対する上からの承認として捉えられていますよね。
そもそも敬意が足りない
誰にでも使用する人が増えてしまい、本来の日本語の意味合いではビジネスに不向きな「了解しました」。なんだか上司・部下の関係もうやむやになってしまうのではないか、と敬意が足りないといった意見です。
敬意が感じられないとどうしても人間関係はギスギスしてしまうモノ。そんなトラブルの発端にもなり得る言葉を多用するなんて事態は避けたいですよね。社会人ともなるとなかなか注意して下さる方もおらず、心の中で線引きされてしまっているかもしれません。言葉使いひとつにしてもキチンと使用することであなたの印象も変わること間違いナシですよ◎
社会人としての自覚が問われる
間違った日本語の仲間として「よろしかったでしょうか？」も有名ですよね。正しくは「よろしいでしょうか？」なのですが、確認をあおぐためにあえて過去形にしているんだとか。しかし、日本語的には「了解です」同様にＮＧワードとなります。まず日本語として成り立っていませんよね。このような誤った日本語は、アルバイト時代に変に培われてしまったのが原因と考える人も多いんだとか。
確かに、コンビニなどのアルバイトが多い場面でよく耳にしますよね。アルバイトと社会人はやはり責任や環境、勤務形態などすべてに置いて異なります。そんな環境の変化に適応できていないと捉えられてしまわないように、正しい日本語を身に着けることも大切ですよ。
正しい言葉遣いは？
「了解」が使用できないとなれば、どういった言葉が正しいのでしょうか？日本語にはたくさんの言い回しがありますよね。
そんな日本語の中でも正しい使い方を紹介していましょう！
「承知致しました」
最も正しい理解を示す言葉は「承知致しました」なんです！どこか執事のイメージを持っている人も少なくないと思いますが、本来の正しい日本語です。
上司や目上の方、他社やお客様とのやり取りには必ず「承知致しました」を用いるようにしましょう！間違えても「了解です」などと言ってしまった場合には、失礼に当たってしまい信頼関係を失墜させてしまう原因にもなり得ます。気をつけましょう。
「了承しました」
こちらは、目上の人から目下の人への返事に用いることのできる言葉です。了解は理解しただけになりますが、了承とは、理解し、許可も下しているといった意味合いになります
なので、「○○してもよろしいでしょうか？」などの確認があった場合などに「了承しました」と返事すれば良いということになります。
間違えても目上の人に使ってしまうと誠に失礼に値するので、あくまで目下の人にのみ使用する言葉と覚えておきましょう。
「かしこまりました」
「かしこまりました」は幅広く使うことのできる言葉です。「理解して受ける」といった意味合いの言葉になるので、目上の人やお客様、他社への連絡の際にも用いることができます。
今、私たちが間違えて使用している「了解しました」の意味合いに一番近しい言葉ですよね。どこか堅苦しい印象もあるかもしれませんが、本来の日本語の意味としては全く問題はなく、むしろ正しい表現なので積極的に使用するようにしましょう。
参考記事：この敬語の違いは？ 「了解しました」「承知しました」「了承しました」「かしこまりました」
シーン別の「了解しました」の別の言い方
「了解です」など、間違った日本語をついつい使いがちだった方もたくさんおられると思います。間違った日本語を普段から社内で多用していたなんて、なんともショックですよね。
そんな失敗を今後絶やすためにも実際によくあるシーンを想像しながらイメージトレーニングしてみましょう！
同僚や目下の人に対する返事
普段からよく接する機会のある同僚や目下の人たち。この人たちは普段の会話や喋り言葉で接することが多いと思います。そんな近しい仲なのに「どこか距離のある人だな…」と思われるなんてなんだか悲しいですよね。
そんな仲のお相手には普段使いの「了解しました」「了解」などを用いてもＯＫですよ。しかし、「了解です」に関しては、日本語としてＮＧなので使わないようにしましょう。親しい仲にも礼儀あり、なので仕事のシーンや会議中では「承知しました」や「了承しました」などを使用することで公私混同のない立派な人といったイメージがつくことも◎
どんなに仲の良い人でも会社内ではビジネスパーソンとしての自覚が大切なんです。
上司などの目上の人に対する返事
上司や目上の人は自分とは立場が違う、敬うべき人ですよね。中には少し残念なタイプの上司がいることも現実では確かですが、ビジネスマナーとしてキチンと対応はするようにしましょう。
「○○やっといて」などの業務命令が多い上司や目上の人たちへの返事は「承知いたしました」や「かしこまりました」を用いるようにしましょう。あくまで「了解しました」は同僚までにしか使えません。メールやメッセージなどの文面でのやり取りではもちろん、普段の会話からも使用するようにしましょう。敬意もしっかりと伝わり、うやむやな関係に陥りにくいので上司・部下の関係もスムーズになりやすいですよ◎
他社とのやりとりに対する返事
自社と他社は風土も違いますし、社訓などのビジョンも異なりますよね。しかし、そんな他社とも何かの縁でお仕事のやりとりをしているハズです。そんな他社とは会社間の付き合いといえど、大事なビジネスパートナーです。目上、目下の判断ではなく、きちんと敬意を表すように心がけましょう。
「○月○日を納期でお願い致します」などの提示があった場合には、「かしこまりました」や「承知いたしました」を使用するようにしましょう。電話口やメール、メッセージなどの文書でのやりとりであれば、「○月○日が納期ですね、かしこまりました」などの復唱も加えることでお仕事のミスなどのトラブル回避もできますよ。
下請けの会社からの「○○でもいいですか？」などには「了承しました」を用いても構いませんが、その時々によっては注意が必要な場合もありますので、もし自身で判断が出来ない場合は戸惑うことなく、上司などの判断をあおぎましょう！
お客様に対する返事
接客業やお問い合わせなどで接する全てのお客様には「かしこまりました」や「承知いたしました」を使用するようにしましょう。「了解しました」や「了承しました」はお客様にしようすると大変失礼に値するので使用しないようにしてくださいね。
また、クレームなどの際には特に注意が必要なので、日本語を正しく使い、ＮＧワードを排除するように心がけることがポイントですよ。
まとめ
いかがでしたでしょうか？普段なにげなく使っていた「了解」といったワードですが、使う相手や場面によっては誤った日本語であることが分かりましたよね。
ついつい気軽に使ってしまいがちなため、口癖のようになってしまっている方もいますが、社会に適切に対応するためにも正しい日本語を意識するようにしましょう。そうすることであなたの評価も自然とアップするハズですよ◎
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