有給休暇を取得する際に、どのような理由と記載したら良いのかと悩んだ経験がある方も多いのではないでしょうか？理由が素直に上司に受け入れて貰えるのだろうかと不安に思った方も少なからずいらっしゃるはずです。
この記事では、そもそも有給休暇とはどのようなものなのかか？どのように理由を書く例があるのか？を中心に御説明いたします。
目次
有給休暇とはどのような休暇？
有給休暇とは正式名称としては「年次有給休暇」と言い、労働基準法で定められた労働者のための休暇です。そのため会社が休みを与えている訳ではなく、法律で定められている休暇という事を忘れてはいけません。
正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトに対しても一定の条件を満たすと取得が可能であり、平均賃金もしくは既定の労働時間分労働した場合の賃金を会社側は支払う義務があります。
いつから有給休暇は取得可能？
そうは言っても入社してすぐに有給休暇は使用する事が出来ません。入社して6ヶ月が経過するまでは有給休暇は取得不可能ですが、6ヶ月が経過した時に労働日の中の80％出勤した労働者に対して所定の休暇を与えなければなりません。正社員の場合はこの日数が10日とされています。
その後1年毎に、有給休暇の日数は増えていきます。ここで言う1年毎というのは半年経過してから1年…すなわち次の休暇の増加については1年6ヶ月後になります。その次は2年6ヶ月後…と1年毎に有給休暇は増加していき、最大で年20日与えられるのが上限です。
パートタイマーやアルバイトについても、正社員と比べた労働時間や労働日数に応じて、比例付与という形で有給休暇が与えられます。しかし週の労働時間が30時間を超えるなど、正社員に準ずる労働をしている場合は正社員と同様の有給休暇日数になる場合もあります。
無断欠勤などせずにコツコツ働いていれば、リフレッシュできる休暇は年々増加していくというシステムだと言えます（上限はあり）。
そもそも理由は必要なのか？
いつ有給休暇を使用するのか？どのような目的で使用するのか？については、労働者の自由であり、会社側が理由によっては休暇を与えないなどの処置を取る事は出来ません。しかし、同じ部署の労働者が何名も一斉に有給休暇を取得し、業務が円滑に回らないなどの支障が出る場合に限り、当人と話し合い時期の変更を依頼する事が出来ます。これを「時季変更権」と呼んでいます。
繁忙期、人手不足という理由だけでは業務に支障が出る場合には該当しません。また、時季変更権については使用者が日にちを指定する事は出来ませんので、同じ日に休暇を取りたい社員がいないかを、前もって確認しておくのが良さそうですね。
取得する際のマナーとしては…？
有給休暇は理由によって取ってはいけないという事はありませんが、通常の休暇を取るのと同様、自分のやるべき仕事を代わりの方にお願いしなければならないため、最低限のマナーを心得ておく必要があります。
会社によって「●日前までに申請」といったルールがあるでしょう。それまでになるべく早く上司に相談し、許可を得ておく必要があります。そのため、その日に大事な会議があったり、同じ部署で何人も同じ日に休暇をとったりするのは避けなければなりません。
いざ上司の許可が取れたとしても、周りの方への配慮も大切です。周囲と円滑にコミュニケーションをし、ご自身が休暇を取る日に周りの方々が困らないように、引き継ぎを記録しておきます。休暇を取る前に「明日、お休みをいただきます。」休暇明けの日に「お休みをいただきありがとうございました。」など、一言声をかけるのも人間関係を良好に保つのに大切な配慮だと言えるでしょう。
よく記載される取得理由
上記のように本来理由によって却下されるという事はあってはならない事なのですが、理由によっては認められないという会社もあるはずです。その場合にどのような取得理由を記載する事が多いのでしょうか？
冠婚葬祭のため
おめでたい内容だと…結婚式や入学式・成人式など、各家庭で日程の異なる法事・急な身内の不幸に関しては、人として仕方がないと捉えてくれるのが普通です。ただ年に何回も同じ理由は使用出来ませんし、あまり不幸が続くのも変に思われます。後日、同僚などに突っ込まれても困るかと思うので、本当に冠婚葬祭の時のみに記載することをおすすめします。
平日でないと出来ない私用があるため
こちらは土日祝日が休業日の会社に限られますが、平日でなければこなせない私用というのもあるはずです。例えば、銀行で手続きがある、自宅の設備の点検がある、病院へ行きたい…などが挙げられます。シフト制の会社であっても、病院へ行く場合に日付指定だったり、担当の医師が常駐している曜日が限られる場合はそれも理由になるでしょう。
本人もしくは家族の急病のため
急な休暇が許されている会社に限られますが、当日営業時間が開始した後すぐに上司に連絡し、事後に書類を記入して提出します。他の人へ伝言を頼むのではなく、上司と直接話をするのがマナーなため、話し中や席を外しているなどの場合は、なるべくこちらから折り返し連絡するようにします。
1日丸々休むと、仕事がたまってしまったり、周りの方々に迷惑がかかってしまったりといった場合もありますので、時間休という休暇があるならば利用するのも良いでしょう。
上記以外にも、このような理由が…
上記ほど頻繁にではないですが、他にもこのような理由を記載する方もいるそうです。
子供の学校行事を見に行くため
お子さんがいらっしゃる方限定の理由になりますが、入学式・卒業式を始め、授業参観・運動会など季節によってさまざまな行事があります。お子さんの成長を実感できる大切な行事ですし、一人っ子の場合には一度しか経験できない行事です。同じくお子さんをお持ちの上司ならば共感してくれるのではないでしょうか？
地域の行事・自治会の集まりがあるため
持ち家の方は「組」というものが存在し、組ごとにゴミの収集を始め豊かに暮らせる地域になるように、協力して町づくりをしています。組長、各部の部長などの担当になった場合は地域のためにリーダーシップを取らなければなりません。こちらも持ち家の方ならば、上司でも当然経験していることなので、理解してくれる方も多いはずです。
旅行へ行くため
年に数回にはなりますが、リフレッシュするために…という理由で記載する方がいます。ただ、旅行について「どこに行ったの？」「誰と言ったの？」と色々散策される場合があったり、お土産を買ってこなければならなかったりと面倒な事が増えるという欠点もあります。理由について詳しく話す義務はないのですが、本当に旅行に行くとき以外はおすすめできない理由と言えます。
日本における有給休暇取得実績は？
世界の国々の有給取得率
労働法で定められている有給休暇ですが、日本においてはきちっと取得出来ているのでしょうか？他主要国と比べた割合を御紹介いたします。
まず、有給休暇の取得率が高い国で言うと、スペイン・ブラジル・ドイツ・イギリスなどが挙げられます。スペインやブラジルにおいては、年次有給休暇の日数においても30日とほぼ1ヶ月近く休暇を取れるとあります。
取得率70％から80％の国には、イタリア・インド・アメリカ・韓国と挙げられ、日本については38％とずば抜けて低い数値であることがうかがえます。
何故、有給休暇を取得しないのか？
日本人が有給休暇を取得しない理由として挙げられるのには、経済的余裕がない・上司や同僚から否定的な見方をされるというのが代表的なものとしてあります。
現代の日本は終身雇用もなくなり、非正規雇用の方々が増えました。正社員として働ける確率も低くなり、低賃金で働かされいつでもクビを切られる…という世の中になっています。その上、収入より引かれる税金・保険料などの可処分所得と呼ばれるものが高く、手元に残るお金が少ない事も原因として考えられます。
その上、周りに否定的な目で見られるといった周りを気にする傾向があり、人間関係に原因がある事も問題とされています。
有給休暇には期限があるので要注意
年次有給休暇には期限があります。日本においては有効期限を2年と定めているため、最大で40日の有給休暇を取得できる場合があります。しかしながら、会社によっては繰り越しを認めていない会社が存在したり、アルバイト・パートタイマーの場合は有効期限を1年に定めるなど、法に従っていない会社が多いのが現実です。これらの事態はあってはならない事なのですが、会社や仲間間による労働法の認識の低さなどが原因で増加していると考えられています。
これらを始め、有給休暇のきまりについては雇用契約書で、入社の時に書類として目を通すかと思います。サインをして終わりなだけでなく、細かい法律についてもしっかりチェックしておくと良さそうですね。
まとめ
有給休暇について…取得する際の理由・取得する方法、取得する際のマナー・注意点など、理解が深まりましたでしょうか？日本では、現代の景気や日本人そもそもの真面目な性格などから、有給休暇を思うように取得出来ない方が多いようです。
ただ、有給休暇は労働法で定められた労働者に与えられる権利の1つです。ぜひこの記事を参考に、有給休暇を今まで申請しなかった方でも、取得できるよう試みてみませんか？