飲み会の幹事がすべきことは?押さえるべきポイントや注意点、褒められるコツを知ろう!

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飲み会の幹事を任されたことはありますか?何事もそうですが、「取りまとめ」という役回りは得てして大変なものです。お店探しや予約はもちろん、予算に基づく費用の調整、時間の管理、当然ながら会社の飲み会であれば上司や役職者たちへの気遣いなども必要不可欠です。そして、人数が多くなればなるほどそれらの調整も細かくなってきますし、飲み会のコンセプトによっては余興の準備をしたりなど、考えることのボリュームも大きくなります。しかも、幹事は「飲み会の責任者」的な位置づけでもあるため、その責務のプレッシャーもあります。

とはいえ、気弱でリーダーシップがなかったり、調整力もなさそうな人は、そもそも幹事に任命されないでしょう。ポジティブに考えるなら、幹事を任されたということは、それだけ「期待」されているということでもあるのです。ゆえに、その飲み会を大成功させることができれば、「期待以上だった」「やはり、仕事のデキる奴だ!」という高い評価を得て、上手くいけば普段の仕事にも良い影響をもたらすことができる可能性もあります。

社会人であれば常識ですが、飲み会も一つの「仕事」です。もちろん、飲み会の時間は業務時間ではないので給料も加算されませんし、直接的に個人の成績に反映されるわけでもありません。ただし、コミュニケーション術は、ビジネスにおいてとても大切なスキルです。そして、一つの会を企画・調整して成功させるには、統率力や指導力なども必要となります。つまり、幹事として飲み会を成功させることは、これらのスキルをアピールし、印象も与えるため、間接的に「個人評価」に何かしらの影響を良い意味で及ぼすことが期待できるのです。

そこで今回は、飲み会を成功させるためのノウハウについて、幹事のためにまとめました。規模やメンバーによって細かい部分は変わってきますが、基本的に必要な知識は得られるはずですので、ぜひ参考にしてくださいね!

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飲み会の幹事の店選びと予約

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幹事にとって、一番大きい仕事でもあるのが「店選びと予約」です。そもそも場所がなければ飲み会は開催できません。そして、この場所次第で、雰囲気もノリも変わってきてしまいます。

また、当然ながら日程の調整も大切です。職場によって最適な日は異なりますが、特別な事情がない限りは週初めに設定するようなことはないでしょう。このあたりも、常識に基づいたり空気や状況を見ながら候補日を考える必要があります。それでは、順に確認していきましょう!

お店のジャンルや食事の内容

まずは、飲み会の主役(主役がいない飲み会であれば上司や役職者など)の食の好みを確認しましょう。お酒についても、幅広い種類がある方が良いのか、ジャンルは少なくても例えば焼酎が豊富な方が良いのかなど、メインの人が喜ぶことを目的として調査・検討してください。

また、参加者の中に食物アレルギー体質の人がいないか確認しておく必要もあるでしょう。その人が主役ではないとしても、せっかく参加する人が食事を楽しめないのでは、本人はもちろん周りの人にも余分な気を遣わせることになってしまいます。

そして、主役の好みを重視すると言っても、思い切り「人によって好みがハッキリ分かれるクセのあるジャンル」は避けた方が無難です。例えばタイ料理などは大好物な人はいるものの、苦手な人が多いのもまた事実です。「楽しめる人が限定される会」では、飲み会としては不合格です。あくまでも参加者たちが皆で楽しめる会を心がけてください。

お店の絞り込み

「皆で楽しめる会を心がける」とは言いましたが、「全員の好みの料理」というのは現実的には困難ですよね。やはり、人それぞれ好みは違うので、完璧に参加者全員の好みを押さえるということはできません。当然、好みのお店の雰囲気も人によって違うでしょう。ワイワイと賑やかなお店が好きな人もいれば、落ち着いた大人の雰囲気のあるしっとりとしたお店が好きな人もいます。しかしこれも、完璧に全員に合わせることは厳しいです。

そのため、まずは大枠として主役を中心に「ジャンル」についてアンケートを取ってみましょう。これによって、多数決でジャンルを絞り込みます。しかし、多数派の意見ばかり優先していては不平不満が出る可能性も高いので、ジャンルを絞った後に今度は少数派の意見を取り入れてお店を絞り込んでいくようにすることで、平等性を維持しやすくなります。

テーブル席か座敷か

飲み会の参加者の男女比も考慮する必要があります。女性は特に、靴を脱ぐことに抵抗感がある人も多いため、女性の多い飲み会であればテーブル席にしておいた方が無難でしょう。

ただし、テーブル席だとかなり分散してしまうということであれば、それも考慮した上で検討してください。やはり、できるだけ皆で話せる空間であることに越したことはないので、このあたりにも留意した席選びをしましょう。

また、非喫煙者への配慮も忘れないようにしてください。喫煙者の協力を得て禁煙の席を取るか、喫煙可の席なのであれば非喫煙者と分けられるような配置にできるように考えておきましょう。

出欠可否の収集

少人数かつ比較的フランクな会であればLINEのグループ機能などを利用して簡単に出欠可否確認をするのもアリかもしれませんが、言わずもがな、職場における改まった飲み会であればそうはいきません。何十人もの出欠可否をSNSで管理するのはわずらしさもありますし漏れなどにも繋がります。また、皆の出欠可否連絡がいちいち全員に通知されるのもうざったいですし、場合によっては欠席の連鎖なども起きかねません。

そのため、社内メールで正式に周知して個別返信で出欠連絡をもらう方式にしたり、幹事用に開発されているアプリを活用するなどして、効率的に収集・管理するようにしましょう。

リマインダー

前もってどれだけしっかりと周知していたとしても、参加者の中には「うっかりさん」がいるものです。開催当日になって「忘れてた!ごめん!」だとか「実は急に都合が悪くなって…」という声があちこちから挙がってしまっては、幹事も大慌て。お店への人数変更連絡はもちろんのこと、キャンセル代がかかる、もう取り消せない(=当初の予約人数分の費用が発生)といったトラブルにも繋がります。

こういった事態が起きないよう、お店を予約した後の開催通知に「キャンセルの締切日」を明記しておき、その締切日の前日や前々日くらいには必ずリマインドメールを送信するようにしましょう。

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飲み会の幹事の開催当日の動き

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いよいよ開催日の当日!特にトラブルもなくスタートさえできれば、幹事としての役目はこの時点でもう後半に向かっています。無事に開催できたら、あとは無事に終われるように進めていきます。

集金は最初に!

プライベートのこじんまりとした飲み会であったり普段の食事などであれば、終わった後に伝票を確認しながらお金を集金するのが一般的ですよね。しかし、大人数の改まった飲み会であれば、開始の挨拶前に集金することがポイントです。アルコールが入った後の状態ではテンション的にもスムーズさに欠けることは容易に予想できますし、盛り上がって収集がつかないような雰囲気の中で冷静に集金に回るというのは極めて非効率となります。

よって、遅くても開始の挨拶直前、できれば集合してきている段階で順次声掛けをしながら、早い段階で集金するようにしてください。もちろん、誰が払ったかをチェックできる表などの用意も忘れずに。

挨拶では軽くボケを入れる

必須というわけではありませんが、せっかくの開始の挨拶なので、場を和ませられるようなちょっとしたボケを入れられれば優秀です。乾杯の時に手に持っているものがグラスではないといったベタなものでも良いですし、お笑いに自信があるなら軽いおふざけトークでも構いません。

ただし、自己満足的にダラダラとジョークを披露するのはやめましょう。また、上手く笑いが取れなかったとしても気にせず、無理やり普通の挨拶に持っていくことで、微笑ましい空気感を出すことができます。変に取りつくろうとすると冷え切っていく一方ですので、気をつけてください。

サプライズ

送別会であれば皆でお金を出し合って買ったギフト、通常の飲み会であれば簡単なゲームや一発芸など、ある程度予想はつけられていたとしても、やはりサプライズは用意しておくと盛り上げることができます。

サプライズの実施は、幹事自身が仕切らなくても大丈夫です。担当を決めておいて、良い頃合いになったらその人に振るようにしましょう。

二次会

会のコンセプトや会社の方針によっても異なりますが、自然と二次会が行われることも多々あります。きっぱりと一次会をもって幹事終了という人も多いですが、二次会も自発的に先導して、しっかりと仕切って誘導・管理することまでできれば、幹事としては間違いなく「優秀」という評価がもらえるはずです。

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その他の心がけ

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基本的な幹事の動きを解説してきましたが、他にも色々な細かい気配りなどが必要となる場面も出てきます。最後に、幹事としてのマインドや小さなテクニックについて紹介しておきましょう。

自分もきちんと楽しむ!

あちこちに気を遣ったりと幹事は大変な役ではありますが、しっかりやろうと緊張しすぎてピリピリしたり表情が強張ったりしてはいけません。

幹事は「管理・進行」だけではなく、ムードメーカーとしての役割も求められます。周りを楽しませるために大切なのは、存分に自分も楽しむこと。幹事が盛り上がることで、その場もつられて盛り上がっていくものなのです。

泥酔者の介抱

会社の飲み会であれば、酔い潰れるような人が出てきてしまうこと自体をできれば避けたいところですが、そうは言っても中にはやはりフラフラになってしまう人もいます。そのような場面では率先して介抱の指揮を行い、酔い潰れている人が女性ならば介抱役に女性をあてがうなど、リードしてください。

紛失物が発生しないよう最終確認を!

絶対に怠ってはいけないのが、「忘れ物」です。特に会社帰りであれば、鞄の中に社員証であったり通行証であったり社外秘の書類などが入っていたりします。それを失くしてしまうようなことがあれば、個人だけの問題ではなく重大なセキュリティ事故の発生になりかねません。

もちろん個人の貴重品も、紛失してしまえばトラブルになりますので、重々に注意しておいてください。

飲み会の翌朝が最後の勝負

飲み会で盛り上がったのは良いですが、それで疲弊して翌朝に響いて遅刻なんてしようものなら、せっかく成功した幹事としての仕事も水の泡です。

幹事の「最後」は、飲み会の終了時ではありません。翌日(または翌出勤日)こそが、本当の締めです。普段より早めの出社を心がけ、参加者にお礼の言葉をかけて回ったり、上司に改めて挨拶などをすることで、気持ち良く終わることができるのです。

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まとめ

以上が、飲み会を成功させるための幹事のノウハウでした。いかがでしたでしょうか。

改めて確認すると色々と大変な役ですが、見事に成功させることができれば自分の株を上げることもできる一つのチャンスです。冒頭でもお伝えした通り、幹事に任命されたということであれば、それはあなたは期待されている証です。その期待に応えられるよう、楽しみながら実践していってくださいね!