日本のビジネスシーンでは「お忙しいとは存じますが」や「お忙しいところ恐縮ですが」「多忙中とは存じますが何卒よろしくお願いします」という表現が多用されています。
必ずと言っていいほどに仕事のメールの終わりにはこの言葉で締めくくられていますね。
しかし何気なく使用している言葉こそ落とし穴が隠れています。
正しい使用方法や実際の使用例、注意したいことについて紹介していきます。
「お忙しいとは存じますが」の意味について
社会人であれば誰もが目上の人や取引先との間で使用したことのある「お忙しいとは存じますが」という言葉ですが、この言葉の意味について調べたことはあるでしょうか？
言葉のままの意味ではありますが、その正しい意味について紹介していきます。
意味について
「お忙しいとは存じますが」は「忙しいと思いますけど」の敬語になります。
「存じますが」は「思いますが」の謙譲語です。謙譲語は相手に対して何かを自分が行なったり、要求する際にへりくだって相手に申す際に使用される言葉です。主に目上の人に対して使用されます。
つまり、ほんと忙しいところ申し訳ないんですが〇〇の件よろしくね。という時の言葉を敬語と謙譲語で相手にお願いしている言葉となります。
英語ではどう表現する？
英語での表現では
I know you are very busy, but I would appreciate hearing from you.
（君がとても忙しいのは知ってるが、できれば連絡を返してくれると助かるよ。）
という言い回しになります。
英語の場合は日本と違いあくまでもふらっとな関係であることが相手へのリスペクトに繋がります。
自分はあなたが忙しいことを知っていますよ。承知しているよ。理解しているよ。ということを先に伝えてそのあとにどうして欲しいのかを相手に伝えると自然な英語になるでしょう。
日本では忙しいときに連絡をして”申し訳ない”と非礼を詫びるという言葉選びをしますが、ここが相手への敬意の示し方の違いですね。
「お忙しいとは存じますが」の正しい使い方
では上司とのやり取りや、取引先とのやり取りの間で使用する言葉の正しい使い方について紹介します。
メールや会話などの使用シーンに合わせた正しい使用方法を身につけましょう。
そのままでもOK
敬語としては間違っていませんのでそのまま「忙しいとは存じますが何卒よろしくお願いします」との文末表現で締めくくっても特に失礼に当たることはありません。
親しい上司や普段顔を合わせている人であれば特に問題なく使用でき、相手に不快感を与えることは無いでしょう。
しかしもっとかしこまった印象をつけたい時や、普段目にしないようなかなり役職が上の上司に連絡を取る場合はこの表現では少しラフすぎるかもしれません。
ご多忙中恐縮ですが
もっと表現としてへるくだって謙譲語とする場合には「ご多忙中恐縮ですが」「ご多忙中大変恐縮なのですが」「ご多忙の折大変恐縮ですが」「ご多忙とは存じておりますが」という表現にした方が適当でしょう。
特にメールであればご多忙の方が字面が綺麗に見えます。
逆に言葉でのお断りの際にはお忙しいの方がしっくりくるかもしれません。
自分の発言としてしっくりくる方を使用するといいでしょう。
「お忙しいとは存じますが」を使用しない方がいいシーン
この言葉を使用しない方がいいシーンがあります。
それは明らかに相手が暇そうにしている、それが誰から見ても明らかであるシーンです。
この相手が暇そうにしている瞬間に「お忙しいところすみません」などと言ってしまうと皮肉っているように取られてしまい失礼にあたります。
もし相手が暇そうにしているのであれば、「今よろしいでしょうか」「少しお時間よろしいでしょうか」などと言って声をかけるようにしましょう。
忙しいとは”思いますが”はNG？
忙しいとは思いますがよろしくお願いします。という言葉回しでも誤りではありません。一応しっかりとした正しい敬語ですので、このままでも失礼な表現という訳では無いのですが、人によってはこの言葉を失礼だな、上からだなと感じてしまうこともあるでしょう。
これは関係性の問題でもありますし、相手の性格にも左右されます。
わずかでも失礼になる可能性があると感じる相手には、「忙しい折、大変恐縮ですが」「忙しいところ申し訳ございませんが」と表現した方が無難でしょう。
特に新入したての初めてのやり取りの場合は、より謙譲語に近い言葉を選んだ方が失礼が無いでしょう。
文書での例文を紹介
メールの文書や手紙などでの連絡をする際の正しい使い方と例文について紹介します。
手紙やメールなどを打つ際の参考にして見てください。
催促を促す時の例文
上司や取引先の相手に書類や連絡の催促をする時の例文です。
- 先日お送りした納期の回答依頼についての回答へのお返事がまだ頂けておりません。大変お忙しいとは存じますが〇〇日までに返信いただきますようお願い申し上げます。
取引先との連絡やりとりについては、詳しい期限や返事が頂けなかったメールを貼り付けるなどして返信した方が親切ですし、わかりやすいでしょう。
こちらにも期限があるんだよ、ということも同様に添えておくと確実でしょう。早急のご返事と書いても構いませんが、あまり急かしてしまうときつくなってしまうのでその点には注意です。
- お忙しいところ申し訳ございません。昨日の資料ご高覧いただけたでしょうか？会議前に一度手直しなどあれば今日中に一度ご連絡いただければ助かります。よろしくお願いいたします。
上司への催促の連絡の際にも前回送った資料やメールの内容を再添付すると話が進みやすくなります。何についての連絡が欲しいのかをより明確に提示すると好感のある催促ができるでしょう。
「先日の件の連絡」などと表現すると忙しい上司はどの要件のことかはっきり覚えていない可能性があるのでNGです。注意しましょう。
招待状などでの例文
- 日頃からご愛顧いただいているお客様への感謝の印として、この度◯×日に感謝パーティーを開催いたします。お忙しい折大変恐縮ですが、参加の有無についての返答をいついつまでにいただきますようよろしくお願い申し上げます。
結婚式の招待状などやパーティーへのお誘いなどでも、「お忙しいとは存じますが」という文面は見られます。
汎用性の高い言葉ですので、どんどん利用していきましょう。
相手に依頼をする時の例文
- お忙しいところ恐縮ですが明日会議で使用する予定の資料が出来上がりましたのでご確認願えますでしょうか。
上司への連絡や目上の人への連絡の際には、文末が「お願いします」ではなく「いただけますでしょうか。」という疑問文の方が印象がいいでしょう。
直接言葉で伝える場合には「お願いいたします。」と言い切った方がいいですが、顔が見れない場合では相手がどのような状況にあるのかがわからないので疑問形にしてお願いを乞う方が自然でしょう。
手紙での文末
- 先生も忙しいとは思いますが、くれぐれもお体お気をつけてお過ごしください。
- お忙しいとは存じますが、どうぞご自愛ください。
目上の人に手紙を出す時にも、お忙しとは思いますが、という表現は使用されます。
相手の１年の健康を祈っているという表現を最後につけることで、相手の幸せと健康を祈っている様が表現できます。締めの言葉に困った時はこの言葉を文末に持ってくるといいでしょう。
まとめ
忙しいとは思いますがなにとぞよろしくお願いします。という表現はビジネスシーンではよく使用されます。
早く連絡が欲しくても、「早めに連絡ください」と言ってしまうと失礼に当たってしまうので「忙しいとは思いますが」と前置きをしてお願いをすることで相手の機嫌を損ねずに念を押すことができるのです。
おさらいとして以下に表現の一覧を紹介しておきます。メールや手紙、会話、ファックス、電話などでの対応の際に相手に失礼のないようにこの言葉を使用していきましょう。
- 忙しいとは思いますが
- 忙しいところ申し訳ございませんが
- 多忙中とは存じますが
- ご多忙とは存じますが
- ご多忙中申し訳ございませんが
他にも言葉の意味についての記事を紹介しておきますので、合わせて参考にして見てください。